12 consejos para escribir correctamente un email formal en inglés

Una de las partes del examen de Cambridge es escribir un writing formal así como si trabajas en una empresa en el que tienes que comunicarte con personas en inglés, una de las formas principales de comunicaros es a través de email formales.  En este artículo os damos 12 consejos a tener en cuenta para causar un buen impacto en vuestros emails formales:

• Subject: El email debe ser corto, conciso y claro, sin incluir información que sea estrictamente necesaria.
• Greetings: Siempre se debe empezar con Dear en lugar de Hello o hi ya que estos son saludos más informales. La expresión con Dear puede tener varios formatos.

• • Dear Mrs. Brown (Mr, Mrs, Miss)
  • Dear Ani Brown
  • Dear Sir or Madam (si no conoces a la persona)
  • Dear Ms (si no conoces el estado civil)

También se puede utilizar: “To whom it may concern” (un poco anticuado) significa “a quién corresponda”

• En el cuerpo del mensaje siempre hay que realizar una pequeña presentación de quien soy y el objetivo: My name is… I am contacting you to…, I am emailing in reference to…

• En el cuerpo del email, debemos ser concisos y usar un máximo de 5 párrafos, con 5 líneas como máximo por párrafo.

• No uses emoticonos ni tipos de letra diferente y muy informal, ya que no transmite el mensaje de la forma adecuada.

• No usar capital letters, mayúsculas, porque pueden ser percibidas como un signo de enfado o de gritar sin ser entendido correctamente.

• Usa un estilo verbal directo. Es recomendable usar el “direct speech” para que el mensaje sea lo más caro y real posible. El uso de passive voice y conditionals puede ser mal entendido en los mensajes cortos o resultar pedante.

• Closing: siempre hay que mostrar una actitud de agradecimiento, educación y positividad. Para ello, podemos utilizar expresiones como: thanks in advance, I look forward to hearing from you, if you have any questions, do not hesitate to contact me…

1. 1. La despedida junto a tu firma permite transmitir un efecto de respeto y cercanía que debemos de aprovechar: yours sincerely, faithfully, cordially
   2. Apóyate en expresiones y frases hechas: A la hora de escribir un email, hay muchas expresiones y frases hechas para diferentes situaciones que pueden ayudarte mucho a la hora de organizar tus ideas y expresarte correctamente. Aquí tienes algunos ejemplos: We are writing in connection with, In response to your former email, We would appreciate if you could send us more information about, I must ask you whether, We are interested in… and would like to know, We carefully considered your proposal and, We are sorry to inform you that, If you require any further information, feel free to contact me, Thank you for your help in this matter, I look forward to hearing from you soon.

• Revisa siempre lo que has escrito. Si estás enviando un email imprescindible, lo último que quieres es que haya un error de spelling (ortografía) así que ¡no te olvides de revisar!

• Es importante tener presente que si no conocemos el nombre de la persona a quien va dirigido el mail (Dear Sir/Madam,…), en la despedida debes usar “Yours faithfully”, pero si por el contrario si conoces el nombre de la persona a quien envías el correo (Dear Mr. Jones,…), la despedida se expresa con “Yours sincerely”.